L'article L.1221-13 du Code du travail vous impose, dès le premier salarié, la tenue d'un registre unique du personnel. La bonne nouvelle : sa tenue prend moins de quinze minutes par embauche, et la majorité des outils de paie modernes en automatisent la mise à jour. Cet article expose le contenu obligatoire, les modalités d'accès, et les sanctions en cas de manquement.
Le registre unique du personnel (RUP) recense l'ensemble des salariés ayant été employés par l'entreprise dans son ordre chronologique d'embauche. Sa tenue est obligatoire dès le premier salarié, sans seuil minimal d'effectif. Il est codifié aux articles L.1221-13 à L.1221-16 et D.1221-23 à D.1221-31 du Code du travail.
Ce que dit la loi : le contenu obligatoire
L'article D.1221-23 du Code du travail détaille les mentions obligatoires à inscrire au registre pour chaque salarié, dans l'ordre des embauches :
- Nom et prénoms du salarié.
- Nationalité.
- Date de naissance.
- Sexe.
- Emploi occupé.
- Qualification professionnelle.
- Dates d'entrée et de sortie de l'entreprise.
- Pour les ressortissants étrangers : type et numéro d'autorisation de travail.
- Pour les apprentis : mention « apprenti ».
- Pour les salariés temporaires : nom et adresse de l'entreprise de travail temporaire.
- Pour les salariés mis à disposition : nom et adresse de l'entreprise d'origine.
- Pour les stagiaires : mention « stagiaire ».
L'inscription doit se faire au plus tard à la date d'embauche, et la mention de sortie au plus tard à la date de fin de contrat. Voir notre article sur le contrat de travail en CDD pour les règles d'embauche par type de contrat.
À retenir : douze mentions obligatoires par salarié. L'omission d'une seule mention pour un seul salarié déclenche la sanction.
Ce que cela implique pour vous : forme et tenue du registre
Format autorisé
Le registre peut être tenu sur papier ou sous forme numérique, à condition que le format numérique permette une lecture immédiate. Les outils de paie modernes (Silae, Sage, Cegid, Payfit, Lucca) tiennent un RUP conforme à partir des données de la DSN. La pratique courante en TPE est une feuille Excel ou un tableur dédié.
Lieu de conservation
Le registre doit être tenu au lieu de l'établissement, accessible immédiatement en cas de contrôle. Pour une entreprise multi-sites, un registre par établissement est obligatoire. La conservation centralisée n'est admise que sous forme numérique avec accès garanti à chaque site.
Durée de conservation
L'article D.1221-26 impose la conservation du registre pendant cinq ans à compter de la date de sortie du salarié. La conservation après suppression d'un salarié de la base active doit donc être organisée par une archive distincte.
Personnes pouvant le consulter
Trois catégories peuvent consulter le registre à tout moment :
- L'inspection du travail.
- Les représentants du personnel (membres du CSE, délégués syndicaux).
- Les agents de contrôle de l'URSSAF et de l'administration fiscale.
Le salarié individuel peut demander à consulter les éléments le concernant. Aucune autorisation préalable n'est nécessaire pour les contrôles administratifs.
À retenir : le RUP est un document de contrôle. Son accessibilité immédiate est aussi importante que la complétude de son contenu.
Articulation avec d'autres registres obligatoires
Le RUP ne se substitue à aucun autre document obligatoire. Plusieurs registres complémentaires coexistent dans l'entreprise :
- Le Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP), articles R.4121-1 et suivants.
- Le registre de sécurité, pour les installations classées.
- Le registre des accidents bénins.
- Le registre des contrôles techniques (ascenseurs, machines).
- Le registre de manipulation des denrées alimentaires (HACCP) en restauration.
Voir notre article sur l'affichage obligatoire en entreprise pour le détail des autres obligations légales de l'employeur.
À retenir : le RUP n'est qu'une pièce d'un puzzle plus large. La vérification annuelle des registres obligatoires applicables au secteur d'activité reste indispensable.
Sanctions en cas de manquement
Sanctions pénales
L'absence de tenue du RUP, ou son défaut de présentation lors d'un contrôle, est sanctionnée par une amende de 4ᵉ classe (article R.1227-7), soit 750 € par salarié concerné. Le cumul peut rapidement devenir significatif : une entreprise de quinze salariés sans RUP s'expose à 11 250 € d'amende.
J'ai plaidé trois fois ce type de dossier devant le conseil de prud'hommes. Le juge écoute surtout la preuve écrite, rarement les intentions : l'absence ou l'inexactitude du registre unique pèse systématiquement contre l'employeur dans un contentieux de licenciement, car elle traduit un manquement à l'organisation de base.
Sanctions complémentaires
En cas de travail dissimulé constaté (salarié non inscrit au RUP), les sanctions s'aggravent : amende administrative de 5 000 €, suppression des aides à l'emploi pendant cinq ans, sanctions pénales jusqu'à 45 000 € et trois ans de prison pour les cas les plus graves (article L.8224-1 du Code du travail).
Conséquences civiles
L'inexactitude du RUP affaiblit la défense de l'employeur dans tout contentieux civil (licenciement, requalification de CDD, contestation d'heures supplémentaires). Voir notre article sur la durée de préavis de licenciement pour comprendre l'impact du formalisme sur les contentieux.
À retenir : la tenue d'un RUP propre coûte moins d'une heure par an. Son absence peut coûter plusieurs milliers d'euros. Le ratio risque/effort est dérisoire.
Source officielle : le registre unique du personnel (ministère du Travail).
FAQ
Une TPE de moins de cinq salariés est-elle dispensée ?
Non. Aucune dispense liée à l'effectif n'existe. La tenue du registre est obligatoire dès le premier salarié.
Les stagiaires doivent-ils figurer au registre ?
Oui, avec la mention « stagiaire » et les dates de stage. Cette inscription est obligatoire même pour les conventions de courte durée. La distinction avec un contrat salarié reste cependant claire dans la consultation.
Un registre numérique sans signature est-il valable ?
Oui. L'article D.1221-25 admet le format numérique sans formalisme particulier. La preuve d'intégrité (date de saisie, historique des modifications) facilite cependant la défense en cas de contrôle.
Quel logiciel utiliser pour tenir le RUP ?
Tout logiciel de paie moderne produit un RUP conforme à partir des données de la DSN. Pour les TPE sans logiciel, un tableur Excel avec colonnes pré-paramétrées est suffisant, à condition d'être tenu à jour à chaque embauche et chaque départ.
Comment archiver le RUP des salariés partis ?
Conservation cinq ans à partir de la date de sortie. L'archivage peut se faire dans un classeur dédié (papier) ou dans un fichier d'historique (numérique). Voir notre article sur le RGPD en entreprise pour les obligations de protection des données personnelles associées.